Manajemen Perkantoran Modern

PERKANTORAN MODERN

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/inormasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata raung yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya dengan displin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Perkantoran modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan perlakuan manusiawi.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized).  Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar  instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil. 

Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhadalan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Namun, dari berbagai pertimbangan, tentu saja tidak harus  mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan.

Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan.  Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah diperkirakan. Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin

mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Contoh mutakhir, bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”, sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia, yaitu virus komputer “Ninda”. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”, muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001, menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. 

Harian Kompas (Kamis, 20 September 2001, hlm. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9), ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan  komputer yang telah terinfeksi Nindamenyebar lewat e-mailyang terinfeksi. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini, setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001.  Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu, tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2,6 milyard dollar  AS untuk membersihkannya. Ketika itu Code Red memakan korban 250.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas, Kamis 20 September 2001 hlm. 2)

Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern, data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan, peralatan dan perlengkapan, manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan, serta sistem, prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek  yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen, jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan  kegiatan-kegiatannya. Meskipun demikian, kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak  membedakan istilah administrasi dan manajemen. Kedua istilah ini digunakan silih  berganti, misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Bush. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management).  Telah dijelaskan di atas, bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.  Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. 

Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.

Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.  Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 

1.  Kelompok orang;
2.  Kerjasama;
3.  Tujuan;
4.  Keterikatan formal;
5.  Susunan hierarkhi. 

Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu a)  sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut.  Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang.

Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan  yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain.

Sebagai contoh, tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata, Dinas Pertambangan, Dinas Pendapatan Daerah, Badan Kepegawaian Daerah, Badan Arsip Daerah dan lain-lainnya. 

Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi, tugastugas penunjangnya, untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama.  Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan.

Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan  seperti penanganan kepegawaian, keuangan, material, data/informasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu pemerintah daerah antara lain perencanaan, hubungan masyarakat, penanganan masalahmasalah hukum, organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M), tata naskah, surat menyurat dinas, menyelenggarakan rapat, pembuatan laporan, dan menata ruang kantor. Untuk melaksanakan tugas penunjang tersebut, maka  seorang pimpinan kantor  harus melaksanakannya dengan memperhatikan prinsip-prinsip dalam manajemen perkantoran modern.